Effytool is leidend in hoe wij werken
Makelaarskantoor Schieland Borsboom nam steeds meer medewerkers aan om klanten te bedienen. Het aantal collega’s nam toe, maar de efficiency en betrokkenheid namen af. Toen besloten ze met Effytool te gaan werken:
‘Mankracht bleek niet de oplossing, maar juist een obstakel.’
Kees-Jan Borsboom en Hannah Groen
Directie Schieland Borsboom
De uitdaging
- Een bedrijfsconcept neerzetten dat gemakkelijk uit te breiden is
- Een sterk groeiend aantal medewerkers efficiënt inzetten
- Collega's van alle vestigingen betrekken om het bedrijf bijeen te houden
Meer mankracht betekende niet automatisch meer productiviteit, maar zorgde in eerste instantie voor de uitdaging om het team te stroomlijnen. Tegelijkertijd speelde het idee om het concept, met op dat moment vestigingen in Den Haag, Zoetermeer en Rotterdam, verder uit te breiden.
‘We wilden iets neerzetten om te kunnen reproduceren, dus de organisatie van onze bedrijfsprocessen was de eerste stap. Daar hadden we hulp bij nodig.’
De oplossing
- Reproduceerdbare werkwijzes vastleggen in het dashboard
- Werken in kleine teams, niet meer elke medewerker hoeft alles te kunnen
- Het dashboard als verzamelpunt voor alle informatie
Met de implementatie van Effytool begint Schieland Borsboom aan een nieuwe fase, waarin op alle vestigingen hetzelfde wordt gewerkt. Het dashboard zorgt voor sturing en strategie: ‘Omdat we meer overzicht en inzicht hebben, kunnen we de organisatie beter sturen. De informatie uit het dashboard geeft ons bovendien houvast bij het naleven van onze strategie.’
Er wordt heel kritisch gekeken wat beter kan. Een grote verandering is bijvoorbeeld het formulier ‘opdracht tot dienstverlening’: dat kunnen medewerkers nu direct invullen in het dashboard tijdens het gesprek met de klant. Zo biedt Effytool een leidraad voor het gesprek en wordt alles wat juridisch noodzakelijk is afgevinkt. Het dashboard wordt op dit moment verder ontwikkeld, wat een nauwe samenwerking is tussen Schieland Borsboom en Effytool. ‘Het inrichten en vullen van ons dashboard is een gezamenlijk proces. We zijn ook heel benieuwd welke feedback we krijgen van onze medewerkers. De actieve inbreng die hiervoor vereist is stimuleert hun betrokkenheid bij dit bedrijf.’
De makelaars hoefden geen afscheid te nemen van hun huidige klantsysteem; het wordt nu zelfs efficiënter benut. Vanwege de maakbaarheid wordt het dashboard van Effytool ingezet om zoveel mogelijk op te slaan, zoals personeelsgegevens, handleidingen en templates. ‘We kunnen deze bedrijfsoplossing helemaal naar onze hand zetten, wat ons een zee aan mogelijkheden biedt. Effytool is uniek, omdat het alle bedrijfsprocessen ondersteunt. Nu zijn we alle tools nog aan het ontdekken, maar straks kunnen we niet meer zonder. Dankzij Effytool kunnen we bepalen hoe de processen binnen onze hele organisatie moeten verlopen. Voortaan is het heel duidelijk: alles wat je nodig hebt vind je hier. Het dashboard is leidend in de manier waarop hier wordt gewerkt.’
Schieland Borsboom en het team van Effytool dagen elkaar continu uit om de bedrijfsoplossing verder te verbeteren: ‘De specialisten van Effytool komen zelf uit de markt, waardoor ze goede praktijkvoorbeelden geven, en ze weten exact wat ze doen. Ze laten je in je waarde, maar houden je wel een spiegel voor. Hun begeleiding bij dit arbeidsintensieve traject is uitzonderlijk. Ze denken zelf honderd stappen vooruit, maar nemen ons stap voor stap mee door het proces. Effytool is één brok passie en energie. We voelen ons door hen gedragen.’
Resultaten
- Elke vestiging werkt op dezelfde manier
- Meer inzicht in de organisatie
- Centrale communicatie, alle informatie bijeen
- Betrokken medewerkers die direct input geven
Delen met netwerk
Probeer Effytool uit
Effytool wil organisaties helpen digitaliseren, innoveren en verbeteren. Ons team van vakmensen levert een combinatie van technologie en advies.
Probeer Effytool uit
Effytool wil organisaties helpen digitaliseren, innoveren en verbeteren. Ons team van vakmensen levert een combinatie van technologie en advies.